De acordo com a autora Raquel Nunes Mendonça no artigo publica no JusBrasil os documentos fiscais e trabalhistas devem ficar guardados por cerca de cinco anos, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui o aludido período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua pode ser autuada em virtude da não apresentação.
O Código Tributário Brasileiro estabelece os termos legais dos prazos pelos institutos da "decadência" e da "prescrição".
1) A decadência é o direito que o Fisco tem de, por cinco anos, solicitar a apresentação de documentos fiscais. Isto é, desde o período em que o tributo for devido, o Fisco terá cinco anos para verificar se a empresa o declarou corretamente, se há alguma irregularidade nos lançamentos etc.
A título de informações, fazemos constar que a decadência, em verdade, ocorre antes do “lançamento” do tributo, isto é, antes de o crédito tributário ser formalmente constituído, o que pode ocorrer em algumas hipóteses: (a) entrega das declarações pertinentes pelo contribuinte (DCTF, GIA, GFIP etc.); (b) apuração pelo Fisco dos valores devidos e emissão de cobrança (por exemplo, IPTU, IPVA etc.); (c) entrega da declaração pelo contribuinte e, com os dados desta, apontamento do tributo devido (por exemplo, Imposto de Renda).
2) A prescrição é o direito do Fisco de promover a cobrança judicial dos créditos tributários. Isto é, desde a data do “lançamento” do débito, a autoridade fazendária possui cinco anos para ajuizar a competente execução fiscal.
Ressalta-se que há inúmeras outras particularidades que revestem tais institutos. Entretanto, a alusão a tais características é indiferente para a questão da guarda dos documentos fiscais. Portanto, para facilitar a visualização, segue tabela, extraída do site “fecomercio”, contendo descrição dos tributos, períodos de armazenamento e respectiva fundamentação legal:
Observe o quadro abaixo os prazos tributários:
Salientamos, contudo, que tais orientações são apenas de ordem fiscal, não sendo aplicáveis aos documentos trabalhistas, para os quais vigoram os seguintes prazos, conforme tabela abaixo:
TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIO
Fonte: site JusBrasil
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